Consultant en événementiel

Le consultant ou la consultante en événementiel est la personne qui s'occupe de l'organisation d'événements de petite, moyenne ou grande ampleur, à l'échelle locale, nationale ou même internationale. Il ou elle répond aux appels d'offres, rencontre les clients pour comprendre leurs besoins et définir un budget, cherche les prestataires fiables (personnel d'accueil, animateur, DJ, invités, traiteur, décorateur, équipe de sécurité, etc.), réserve les lieux adaptés et enfin s'assure du bon déroulement des événements.

Le consultant en événementiel intervient ainsi en véritable chef d'orchestre, en gérant le projet de façon globale et en validant chaque étape jusqu'au jour J. Il se présente en garant de la réussite d'un événement.

Le métier de consultant en événementiel consiste à donner des conseils sur des événements à partir d'un cahier des charges et d'un budget définis avec son client, puis à gérer leur organisation selon la demande des clients. Ses clients peuvent être des entreprises locales, des associations, des multinationales, des institutions ou des collectivités. Il peut ainsi s'occuper des préparatifs pour des foires, des salons, des colloques, des conférences, des séminaires, des rencontres sportives, des lancements de produits, des inaugurations ou encore des soirées caritatives. La variété des événements qu'il est amené à organiser fait que son quotidien n'est jamais le même et que sa carrière peut être passionnante.

Le consultant en événementiel rencontrera les clients à l'occasion d'une ou plusieurs réunions, afin de comprendre leurs attentes et les contraintes techniques. Celui-ci se chargera ensuite de trouver et réserver un lieu, de chercher des prestataires et négocier les contrats, de choisir et planifier les animations, de s'assurer de la sécurité des participants, de communiquer à propos de l'événement et enfin de s'assurer que tout se déroule comme prévu. Des événements assurent en effet des clients fidèles, des recommandations et de nouveaux contrats à venir. Le consultant en événementiel doit à la fois répondre aux attentes de ses clients et satisfaire les participants à l'événement.

Pour être un bon consultant dans le domaine de l'événementiel, il faut bien évidemment être à l'écoute des clients, faire preuve de créativité pour se démarquer, être organisé en raison des différentes tâches à planifier, avoir une bonne gestion du stress en raison des délais à tenir et savoir gérer un budget alloué, mais ce n'est pas tout.

Un bon consultant événementiel est aussi quelqu'un qui sait négocier (avec les prestataires notamment), gérer une équipe (afin de résoudre les éventuels conflits et de motiver pour l'atteinte de l'objectif) et faire preuve de flexibilité (pour s'adapter aux changements de dernière minute et s'adapter aux horaires de l'événement). Il faut également être au fait des dernières tendances et derniers outils en matière de communication. C'est une manière de se démarquer et de maximiser la portée de l'événement.

La capacité à tisser des liens et à développer un réseau de contacts est aussi importante afin d'être rapidement dans la boucle lors de la recherche d'organisateurs d'événements. L'événementiel est un domaine où le réseau ouvre beaucoup de portes, lorsque l'on commence à se faire un nom et à connaître les bonnes personnes.

Un consultant en événementiel peut travailler pour le compte d'une agence de communication ou en tant qu'indépendant. Dans tous les cas, il est souvent amené à gérer l'organisation de plusieurs événements en même temps. D'où la nécessité d'une excellente organisation et d'une grande rapidité lors de la précise de décisions.

En raison de la nature de ses missions, un consultant dans le domaine de l'événementiel peut se retrouver en différents lieux : son bureau, chez son client, chez les prestataires, chez lui ou sur le lieu de l'événement.

En termes d'horaires, il doit faire preuve d'une certaine flexibilité, afin de rester disponible en amont de l'événement et de répondre rapidement à ses clients. Il peut aussi être amené à travailler le soir et le week-end, en fonction de la date et des horaires de l'événement organisé.

Grâce à son cursus de formation et à son expérience, un consultant en événementiel peut évoluer vers les postes de consultant communication, de chef de projet marketing et communication ou de directeur d'agence événementielle.

Il peut choisir de travailler pour un lieu événementiel (parc d'expositions, salle de congrès, salle de spectacles, salle de concert, etc.) ou de créer sa propre agence de communication. Il peut par ailleurs être amené à travailler pour une marque, pour un artiste ou pour une institution, afin d'en gérer l'organisation d'événements ou la communication externe.